Abteilungsassistenz (w/m/d) - #2781151
German Aerospace Center (DLR)
Date: vor 5 Stunden
Stadt: Köln
Vertragstyp: Ganztags
Die Arbeitsplatzbewertung ist der Ansprechpartner des Vorstands, der Betriebsräte, der Vorgesetzten und Beschäftigten sowie der Zuwendungsgeber und Rechnungshöfe in tarifrechtlichen Fragen.
Die Abteilung RP-APB berät bei der Erstellung und Bewertung von Stellenbeschreibungen. Sie unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende des DLR - gemeinsam mit den örtlichen Personalstellen und der Personalentwicklung - dabei, im Rahmen der tarifrechtlichen Möglichkeiten bedarfsgerechte Lösungen zu entwickeln.
Das erwartet dich
Du bearbeitest als Assistenz der Abteilung administrative, organisatorische und logistische Aufgaben. Du arbeitest dabei teambezogen und sorgst mit deiner Organisationskompetenz und deiner verlässlichen Arbeitsweise für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.
Deine Aufgaben
Fragen Zu Dieser Position (Kennziffer 6844) Beantwortet Dir Gerne
Dr. Uwe Bott
Tel.: +49 8153 28 1081
Die Abteilung RP-APB berät bei der Erstellung und Bewertung von Stellenbeschreibungen. Sie unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende des DLR - gemeinsam mit den örtlichen Personalstellen und der Personalentwicklung - dabei, im Rahmen der tarifrechtlichen Möglichkeiten bedarfsgerechte Lösungen zu entwickeln.
Das erwartet dich
Du bearbeitest als Assistenz der Abteilung administrative, organisatorische und logistische Aufgaben. Du arbeitest dabei teambezogen und sorgst mit deiner Organisationskompetenz und deiner verlässlichen Arbeitsweise für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.
Deine Aufgaben
- Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Protokollanfertigung im Rahmen von z.B. Dienstbesprechungen, Meetings, Sitzungen etc.
- Veranstaltungsmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung, Unterstützung bei der Durchführung, Buchen von Veranstaltungsräumen und Bereitstellung der notwendigen Ausstattung, Technik etc.
- Pflege von Datenbanken inkl. Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
- Controlling (z.B. Prüfung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Dienstreiseanträgen, Rechnungen etc.) über internes IT-Tool
- Strukturierung relevanter Laufwerke, Teamsites und Wiki-Seiten i. S. eines systematischen Wissensmanagements im Hinblick auf Kunden und Prozessmitarbeitende
- Verschlankung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen mit KI-Unterstützung
- Unterstützung der Expertinnen der Abteilung durch strukturierte Projektmanagementmethoden (Strukturierung, Dokumentation, Terminmanagement etc.)
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.B. Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Veranstaltungsmanagement incl. Raumlogistik)
- Kenntnisse aus dem Bereich allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Vorbereitung von Besprechungen, Text- und Datenverarbeitung, Terminkoordination)
- Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen oder dem Aufbau und der Pflege von Datenbanken
- sehr gute anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- nachweisbare soziale Kompetenzen und Teamfähigkeit
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Dr. Uwe Bott
Tel.: +49 8153 28 1081
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